Разбираемся с бумагами

Входящая почта.
Когда бумага, какой бы она ни была, попадает в ваш дом, сразу же решайте, как с ней поступить. Не позволяйте ей скапливаться. Выработайте свою систему и распределяйте бумагу согласно этой системе.
Сортировка по трем категориям
Всю бумагу можно разделить на три основные категории: Нужная, Ненужная и Чужая.
«Нужные бумаги» — это счета, которые необходимо оплатить, журналы, которые стоит прочитать, письма, на которые надо ответить, и некоторые другие бумаги. Возможно, вы решите сохранить кое-что из них, а может, наоборот, выбросите, сделав пометку в органайзере. Не исключено, что вам потребуется написать ответное письмо.
Какими бы ни были ваши действия, Нужные бумаги — это бумаги, представляющие для вас тот или иной интерес. Все прочие вы выбрасываете или передаете кому-нибудь. Когда ваш взгляд впервые падает на еще незнакомый вам листок, спросите себя:
> Что бы я делал без него?
> Могу ли я где-нибудь найти второй экземпляр?
> Поможет ли мне этот листок добиться поставленных целей?
> Если я решу сохранить его, то до каких пор он будет мне нужен?
> Где я могу хранить его, чтобы без труда находить, когда он мне понадобится?
(Последний вопрос имеет отношение к тому, как вы сортируете и храните свои бумаги, что мы обсудим позднее.)
Если входящих материалов обычно много – просматривайте их ежедневно, иначе их накопится слишком много, и у вас никогда не дойдут до них руки. А до материалов, сваленных в одну большую кипу, руки и вовсе не захотят доходить.
Не выбрасывайте невскрытую почту, если вы не уверены на все сто, что в ней не содержится ничего важного. Иначе вы можете по ошибке выбросить чек или счет!
Даже не открывайте — просто сразу выбрасывайте все то, что вам заведомо не пригодится. Время, потраченное на то, чтобы открыть и прочитать, можно было использовать гораздо более продуктивно.
Это в особенности относится к письмам от редакций журналов, подписку на которые вы решили прекратить, каталогам и маркетинговым предложениям. Смело разрывайте все это и выбрасывайте без промедления.

Что делать с тем, что осталось?
Когда вы определитесь, с чем работать, что выкинуть, а что передать, встанет вопрос: что же делать с тем, что вы оставили?
Там, где вы обычно вскрываете почту, пусть рядом на ближайшей полке лежит большой органайзер с несколькими отделениями.

Счета и квитанции отправляются прямиком в отделение органайзера, предназначенное для них. Почта, адресованная каждому члену семьи – в свои отделы. Под исходящие письма тоже отведено отделение: складываем туда те, которые осталось только бросить в почтовый ящик, и если кто-нибудь из идет на почту, он может попутно посмотреть, нет ли писем, готовых к отправке. И так далее – выработайте свою систему, которая вам подойдет больше. Но какой бы она ни была, эта система должна облегчать, а не усложнять вам жизнь!

Личные бумаги

Следующее решение, которое вы должны принять, касается ваших личных бумаг. Определитесь прямо сейчас, по какому принципу будете их рассортировывать. Большинство людей выделяет следующие категории: «Применить», «Оплатить», «Прочитать» и «Сохранить». Некоторые также не могут обойтись без категории «Подумать». Однако будьте осмотрительны: эта категория может стать настоящей «черной дырой» для ваших бумаг. Если без нее никак не обойтись, вывешивайте на нее лишь самое необходимое и поклянитесь себе не захламлять ее
ничем другим.
Приступая к сортировке личных бумаг, задайте себе приведенные ниже вопросы, это поможет вам отфильтровать бесполезные бумаги от нужных:
> Есть еще время работать с этой бумагой или уже слишком поздно?
> Действительно ли я хочу работать с ней и поможет ли это мне добиться поставленных целей?
> Насколько эта бумага важна для меня и для членов моей семьи?
> Что бы произошло, если бы я не стал с ней работать: не прочитал, не сохранил или не ответил?

Оплачивая одновременно несколько счетов, складывайте их вместе. Если у вас нет отдельной папки для счетов, заведите ее.
Добавьте в свой шкаф для хранения документов отделение «Передать» с отдельными папками для членов вашей семьи и друзей, которые живут в других городах. Если вам попались статьи или что-то подобное, что, по вашему мнению, будет им интересно или имеет непосредственное отношение к их работе или хобби, вы можете складывать их туда и каждые несколько недель отсылать вместе с прочей корреспонденцией.

Не забывайте, что, продумывая систему хранения важных бумаг, следует опираться на те же соображения, которые используются при наведении порядка в вещах.
То, что вам постоянно нужно иметь под рукой, должно находиться в пределах «первичного пространства». Другие бумаги, не используемые так часто, могут занимать «вторичное пространство», но в любом случае должны быть доступны. И, наконец, некоторым бумагам место в «дальнем космосе», но их должно быть очень мало, к примеру – копии налоговых Деклараций за предыдущие годы. Остальное относится к сфере либо «первичного», либо «вторичного» пространства, легкодоступно и постоянно мной обновляется.
У всех нас есть бумаги, которые мы вынуждены хранить в течение определенного срока по тем или иным причинам, но большинство из нас держит их значительно дольше, чем требуется.
Положите на одну чашу весов необходимость находить место для хранения этих документов, а на другую — то, во что вам обойдется их восстановление в том случае, если они вам понадобятся в будущем. Что перевешивает? Насколько сложно вам было бы восстановить их?
Каждые три месяца или раз в полгода обязательно подчищайте свои папки, следуя указаниям специалистов по организации. Повесьте на видное место записку, ведь забыть об этом легко, и тогда груды бумаг снова начнут разрастаться. Чтобы этого не произошло, выберите раз и навсегда место хранения долгосрочных документов и регулярно просматривайте и обновляйте их, и тогда вы не столкнетесь с необходимостью выискивать дополнительное место.
Некоторые люди предпочитают хранить счета и квитанции, разложив их по месяцам. Для этого идеально подходят специальные папки с двенадцатью кармашками, по одному на каждый месяц. В случае, если необходимо точно восстановить финансовую информацию, это можно сделать за несколько секунд. Можно использовать одну и ту же папку год за годом. В начале каждого месяца вы можете вынимать из соответствующего кармашка все прошлогодние бумаги и разрывать их, сжигать или выбрасывать. Налоговые квитанции стоит складывать в отдельную папку.
Самое главное — чтобы вы могли немедленно принимать решения относительно любой бумаги. Начните применять эту систему прямо сейчас и оцените результаты через пару недель. Повторим – «прямо сейчас», потому что бумага служит одним из основных источников беспорядка, и если вы вдруг обнаружите, что, несмотря на все ваши усилия, ваш дом все равно завален бумагами по самую крышу, проанализируйте ситуацию, выясните, что это за бумаги и где система дала сбой — исправьте ее!

Нет комментариев

Оставить комментарий или два

Имя *

Почта *

Сайт