Системы хранения бумаги

Существует огромное количество Систем хранения бумаги — некоторые из них настолько сложные, что ими могут пользоваться исключительно те, кто их разработал. Поэтому давайте вкратце обсудим, как создать адекватную систему.
Главный совет — Система должна быть максимально простой. Расположите все в алфавитном порядке, подпишите понятно и разборчиво. Позаботьтесь о том, чтобы другие люди могли использовать ее так же легко, как и вы, — вдруг вас не будет дома или на работе в тот момент, как кому-то еще понадобится ею воспользоваться. Представьте себе, что вы застряли в Нижнем Усть-Краснокутске, не можете уехать без свидетельства о рождении и вам надо объяснить кому-нибудь из домашних, как найти его среди прочих ваших бумаг. Если вы правильно организовали Систему, любой, включая вашу старенькую тетушку, безо всякого труда сможет ее отыскать.

Представьте себе: что бы произошло, если бы все, чем вы владеете, оказалось уничтожено пожаром, наводнением или другим стихийным бедствием? Что бы вам потребовалось для того, чтобы все восстановить? Чем бы вы стали подтверждать свою личность? А умри вы — легко бы было вашим наследникам управлять вашим имуществом? Постарайтесь увидеть воочию, что бы произошло. Теперь посмотрите на свои бумаги и разработайте план действий в экстренных ситуациях. Сделайте копии со всех документов и храните их вне дома. Пусть один из ваших близких друзей или адвокат знает, где у вас что расположено.

Бытовые документы.
Ниже приведен список тех категорий бумаг, которые обычно есть в любом хозяйстве. Заведите папки для каждой из этих категорий.
> Автомобиль (расходы на бензин, счета за ремонт)
> Банковские извещения
> Свидетельства о рождении и тому подобная документация (сюда отправятся оригиналы и копии свидетельств о рождении, браке, разводе, усыновлении, гражданстве, смерти и копии военных билетов)
> Отопление и другие коммунальные услуги
>* Подоходные налоги (за несколько последних лет)
> Страховые полисы (на все, что вы застраховали: автомобиль, недвижимость, здоровье, бизнес, жизнь)
> Документы на имущество (копии также желательно хранить у доверенного адвоката или в другом надежном месте, вместе с фотографиями и/или видеозаписями)
> Информация по кредитным карточки
> Капиталовложения (акции и облигации, документы общественных фондов, документы на получение субсидий и пособий)
> Ремонт
> Медицина (Заведите отдельные папки на каждого члена семьи; сюда же можно включить документацию, связанную с посещением стоматолога)

Другие возможные категории:
> Судебные дела
> Домашние животные
> Школа (табель, бумаги о зачислении)
> Социальное обеспечение

В вашем доме желательно должен стоять надежный сейф, в котором вы будете хранить оригиналы важных документов и перечень этих копий.
Если некоторые файлы и документы существуют только в электронном виде, обязательно продублируйте самые важные на съемном носителе и распечатайте, чтобы их было не сложно найти тому, кто не разбирается в компьютерах. Если вы храните важную информацию на жестком диске, удостоверьтесь, что кто-нибудь из ваших близких друзей знает, как получить к ней доступ, или распечатайте важные файлы и положите их туда, где любое из заинтересованных лиц сможет без труда найти их.

Обычно в каждой семье имеется множество инструкций по эксплуатации электробытовых приборов. Их удобнее хранить недалеко от кухни, ведь большинство этих приборов расположены на кухне, в прачек ной и в гараже, которые к кухне примыкают. Около рабочего стола может находиться особая папка для инструкций по эксплуатации офисной техники, а также принтера, модема, сканера и т.п. Все они должны быть озаглавлены, так что если кому-то понадобится воспользоваться этим оборудованием в ваше отсутствие, он сможет легко и быстро найти нужную информацию.
Блокнот, где вы записываете телефонные номера, кладите рядом с телефоном. То же самое относится и к телефонному справочнику. Программу телепередач держите около телевизора. Если у вас есть мебель, специально спроектированная для этих предметов, то вряд ли они «разбредутся» по всему дому. Просто всегда помните про принцип «первичного пространства», а также о том, как важно правильно выбрать место хранения, — и нужные бумаги всегда будут у вас под рукой.

К некоторым бумагам требуется особый подход. Возможно, вы работаете дома или, будучи агентом по продаже товаров или берете на дом какую-то канцелярскую работу. Или у вас множество поздравительных открыток, кулинарных рецептов, фотографий и школьных работ ваших детей. Со всеми этими материалам также надо знать, как с ними поступить. Для хранения таких бумаг нужно разработать свою особую Систему, начать. Разработку которой можно с группировки этих вещей.

Не забывайте про электронные документы
Вы уже знаете, что компьютеры не вытеснили бумагу, как считали некоторые оптимисты на заре компьютерной эры. Тем не менее это не совсем так.
Если вы являетесь пользователем компьютера, то на собственном опыте убедились, что они могут завалить вас бумагой, а могут и избавить вас от нее.
За последние годы значительно уменьшилась подписка на бумажные издания, поскольку люди узнают большую часть новостей из газет и журналов онлайн. В результате в домах стало гораздо меньше бумаги, если сравнить с тем временем, когда оформлялись подписки.
В наши дни в Интернете можно найти массу полезной информации, в том числе и огромное количество электронных версий каких угодно газет и журналов, круглосуточно доступных в режиме онлайн. Просмотрите эти ресурсы и решите, от каких бумажных изданий вы теперь можете отказаться. Также существует много служб, которые осуществляют бесплатную рассылку ежедневных новостей и сводок погоды на ваш электронный адрес.
Электронные документы, как правило, теряются из-за непродуманной Системы Хранения — так же, как это происходит и с бумажными документами. В обоих случаях применяйте одни и те же правила: часто обновляйте папки, снабжайте их понятными заголовками и храните в них только то, что вам действительно необходимо.
Вместо обычной почты пользуйтесь электронной. Не считайте своей обязанностью выводить на печать и сохранять каждое полученное письмо. Одно из несомненных преимуществ электронной почты, скажем, перед телефонным разговором, заключается в том, что вы можете сохранить на жестком диске информацию, которая пригодится вам в будущем. Это особенно удобно, если вы имеете дело с информацией, необходимой по работе, различными директивами и т.п. Опять же, задавайте себе вышеперечисленные важные вопросы и не храните распечатки дольше, чем требуется.

Многие из принципов, предложенных в статьях про упорядочивание вещей, можно в равной мере применять и к бумагам, в частности это «принцип уплотнения». Старайтесь сводить информацию на одном листке, чтобы потом не пришлось собирать разрозненные листки. Сокращайте количество носителей информации до минимума. Это особенно актуально, если дело касается памятных вещиц и фотографий. Сохраняйте лишь самые удачные экземпляры и собирайте их в альбомы или коллажи.

Нет комментариев

Оставить комментарий или два

Имя *

Почта *

Сайт